«Справиться с личным страхом было очень сложно. Казалось, что уберем важные слова, и эксперты не обратят на нас внимания»

Гость: Анастасия Белякова, руководитель проекта, БФ «Вектор жизни»
С гостем беседовала: Анна Яковлева, социолог, специалист по соц.проектированию и грантрайтингу, основатель проекта «ПишемГрант для НКО»
Редактор: Орина Новикова

Благотворительный фонд «Вектор жизни» работает с людьми, затронутыми ВИЧ и другими социально значимыми заболеваниями. Занимается информированием, профилактикой, психологической поддержкой, равным консультированием, формированием приверженности лечения ВИЧ положительных людей и защите их прав. А также реализует проектную работу в МЛС, семьях с детьми с ВИЧ+, репродуктивному и сексуальному воспитанию молодежи и наставничеству выпускников детских домов.

— Анастасия, как пандемия повлияла на работу вашей организации?

— До пандемии фонд проводил свою работу в офлайн. Сотрудники проекта, работающие в исправительных колониях, приезжали на место и проводили консультации, тренинги, группы психологической помощи, приемы врача. Проект, направленный на работу с семьями, должен был начать свою реализацию с выездного лагеря на базе отдыха и продолжить этапы реализации в личных встречах на группах, семинарах, тренингах, консультациях. Пандемия все наши планы сделала невозможными. Личные встречи в любом формате стали исключены, а наши благополучатели остались без помощи. Чтобы продолжить работу, сотрудники стали записывать материалы по профилактике ВИЧ на видео и проводить встречи онлайн. На это стало уходить в 3 раза больше времени, но результат себя не оправдал.

Врачи и консультанты не владели ораторским искусством и навыками работы с камерой, поэтому на видео не вызывали доверия. Для вебинаров и групп поддержки использовалось незащищенное соединение, две такие встречи взломали хакеры. Мы пробовали найти альтернативные способы организации групп, но общая усталость ЦА от образовательной нагрузки и технические проблемы привели к тому, что участники стали пропускать встречи с психологами. Обращения за консультациями сократились во много раз.

Кризис высветил наши слабые места: у нас не было стратегического плана в т.ч. для внештатных ситуаций, не было финансового плана, сотрудники не умели снимать видео и продвигать его в социальных сетях. Сайт не отвечал современным требованиям.

— Почему вы решили написать заявку на «Общее дело» Фонда Потанина?

— Прочитав миссию Фонда и описание конкурса "Общее дело", я поняла, что Фонд проникается проблемами НКО. У Фонда президентских грантов, например, все регламентировано, строго, шаблонно. На сайте Фонда Потанина я увидела информацию о новом конкурсе, и мне очень понравилась фраза: «Мы действительно понимаем, как трудно приходится НКО». Я так почувствовала это «трудно», что поняла: «Это те люди, которые смогут нас поддержать».

— Как изменилась ваша идея заявки в процессе написания?

— Изначально была идея о том, чтобы обучить команду ораторскому мастерству и поведению в кадре. Но после консультации с вами мы поняли, что основную задачу - устойчивость к внешним условиям - это не решит. Мы созвонились с руководителем нашего Фонда, решили пересмотреть работу организации со стратегической точки зрения и увеличить информацию о проектах в интернете с привлечением специалистов. Мы поняли, что лучше полностью изменить свою работу, чем подавать заявку на точечный проект. Это как лечить причину заболевания, а не симптом.

— А в чем для вас была основная сложность этой заявки?

— Сложно было уложиться в количество знаков. С одной стороны, мне хотелось убедить Фонд, что мы нуждаемся, способны и готовы оказывать работу по нашей специфике в нашем регионе. С другой стороны, на каждый раздел заявки было минимальное количество знаков, где невозможно было уложить свои мысли. Я сейчас уже даже не смогу сказать, какое количество раз мы правили тексты. Прибегали к вашей помощи, отдавали на вычитку другим специалистам нашего информационного поля и лингвистам. Задача стояла сократить знаки и не потерять смысл. Словарь синонимов стал моим другом.

Справиться с личным страхом было очень сложно. Казалось, что уберем важные слова, и эксперты не обратят на нас внимания. Это было трудно.

А еще у нас узкая специфика. Фонд Потанина раньше не финансировал ВИЧ-сервисные организации, и было опасение, что нашу заявку не поддержат. Но благодаря нашей с вами формулировке: «с помощью работы нашего фонда мы можем способствовать снижению распространения эпидемии ВИЧ» мы смогли получить грант. Это важно в любые времена, но в пандемию — особенно, потому что у нас меньше доступа к нашим благополучателям.

— Я помню, когда объявили результаты вашего потока, представитель фонда сказал, что они расширили понимание того, какие разные группы, в том числе ВИЧ-позитивные люди, нуждаются в поддержке. Это стало для меня знаковой историей. Сейчас тем, кто сомневается в своей теме, я рассказываю вашу историю про то, что сначала Фонд поддерживал только традиционно нуждающиеся группы благополучателей, но в итоге и вы получили поддержку.

— Это и для меня стало очень значимо — расширилось понимание того, как еще можно просить о помощи.

Ко мне пришло очень важное осознание: деньги, которые потрачены на информирование, на всестороннее обозначение проблемы и профилактику ВИЧ, не только вкладываются, но и экономятся. ВИЧ нельзя вылечить (пока), но траты на препараты, врачей, консультации, психологическую помощь растут. Поэтому чем больше людей понимает, насколько важно вести здоровый, в сексуальном плане, образ жизни, тем меньше со временем будет новых случаев передачи, тем меньше в последующем понадобится средств для их лечения. То есть, чем больше мы работаем на первом этапе, тем меньше работ нужно будет делать потом. У меня есть идея написать проект на эту тему. Конечно же, мы не исключим из этой работы и уязвимые группы.

— Это интересно, потому что вы это открытие можете использовать для будущих заявок. Давайте вернемся к конкурсу Фонда Потанина. Расскажите, как работала ваша команда над заявкой, как это было?

— Это была история трех человек: руководителя фонда, моя и ваша. Я спрашивала у сотрудников, что им интересно было бы сделать, но мы не устраивали мозговые штурмы и не ставили цели. Уже только после получения гранта, благодаря фонду Потанина, у нас состоялась стратегическая сессия. На ней пришло понимание, насколько важно работать в команде. Поняли ценность коллективного зарождения идеи, когда мнение высказывают все - от работника с "полей" до бухгалтера и директора. Вы, может быть, удивитесь, но бухгалтер вносит очень важные корректировки в цели проектов и помогает избежать накладок.

Теперь есть осознание работы организации как единого механизма. Важность элементов, коммуникации, информирования, построения взаимоотношений как внутренних, так и внешних.

— Вы опередили мой вопрос. Как конкурс повлиял на работу вашего Фонда на стадии создания этого проекта и в дальнейшем?

— На стратегической сессии мы почувствовали, как важно включить в процесс принятия решений всю команду. Собирая информацию по вертикали снизу вверх, мы можем больше понять о потребностях целевой аудитории и работе с ней. Повысить результативность и сопричастность к принятым решениям. В социальных организациях внутренняя работа должна быть особенно внимательной - это послужит, своего рода, профилактикой "выгорания".

На этом этапе у нас с Леной Титиной (руководитель БФ «Вектор жизни» – прим.редактора) были переживания, что новый формат будет непривычным для сотрудников. Помню, как мы опубликовали пост в "служебной беседке" (внутренний чат сотрудников - прим.редактора) о том, что наступил очень важный период, мы должны мобилизоваться, перестроиться и стать новой, сильной, органично растущей структурой, с четко построенными коммуникационными каналами. Мы понимали, может случиться так, что кто-то не встроится в новый формат и придется переживать потери. Но это рост, а рост без потерь невозможен.

— Какие уже есть командные успехи в реализации проекта?

— Мы провели два обучения сотрудников: одно по ораторскому мастерству, одно по SMM, провели стратегическую сессию, сейчас работаем над сайтом, также идет дополнительное обучение ключевых сотрудников. В целом, все очень хорошо.

Правда, есть один момент, который мы не прописали в проекте, — это пост-этап. Сейчас нужно выстраивать работу после получения всех необходимых навыков. Но мы теперь знаем, что постоянные встречи с сотрудниками и более высокую интенсивность задач мы должны включить в повседневную работу. Должно быть так: получил ТЗ, делаешь его в строго отведенное время, сдаешь отчет. Тогда происходит передача информации, и следующий сотрудник понимает, что ему с этой задачей делать дальше. В противном случае происходит разрыв коммуникации, и все остается на первом этапе.

Нужно обязательно построить коммуникационную среду, в которой передается информация от одного сотрудника к другому.

— Да-да, здорово, это хорошая история.

— Конечно же, я понимаю, что эта история не закончена. Нужно двигаться дальше. Наша организация должна продумать все, начиная с сотрудников, заканчивая ситуациями «а что мы будем делать, если не пошло». Кстати, Фонд Потанина именно в этом конкурсе разрешил свободно пользоваться средствами, несмотря на то, что бюджет заранее был согласован. То есть, если что-то пошло не так, им даже не нужно объяснять, почему мы решили поступить по-другому. Мы все записываем в дневнике на сайте.

Из-за опыта работы с Фондом президентских грантов я думала, что и в Фонде Потанина будет сложно согласовать изменения. Но я, кстати, не знаю, как у них в других конкурсах. Я созвонилась с куратором в Фонде Потанина, она доброжелательно со мной поговорила, сказав, что они в Фонде понимают, как трудно реализовывать проект, особенно в такое непредсказуемое время, и дают нам свободу в расходовании средств. Они просят вести дневник проекта и описывать как успехи, так и сложности, и способы их решения. В любом случае, с расчетного счета они увидят все передвижения средств.

— Чему вы лично научились с этим опытом?

— На самом деле очень-очень многому. Я в этом проекте, можно сказать, схитрила — заранее продумала, чтобы мне как специалисту получить больше квалификации. Поэтому у меня практически персональное обучение в медийной школе.

А как человек, который написал свой первый проект... Я считала, что проекты не пишутся за одну минуту, за три дня — вот я до сих пор так считаю. Первую концепцию мы продумывали месяц. Затем мы с вами придумали, как будем ее реализовывать. И сейчас идем в графике без смещений, спокойно. Когда проект на первоначальном уровне проработан, это дает свободу действий. Появляется осознание, как ты будешь его реализовывать, доверие к команде, навыки.

Я думаю, что грант ради гранта делать не стоит. Надо делать грант ради результата. Когда детали не продуманы, ты решаешь, например, как усадить 50 человек в автобус, где 30 мест, и забываешь о первоначальной цели.

— У меня последний вопрос остался. Что бы вы пожелали и посоветовали тем, кто сейчас пишет заявку на «Общее дело»?

— Цель всегда должна быть о том, что реально сейчас необходимо. Не придумывайте, не списывайте у кого-то. После того, как мы выиграли, было несколько запросов поделиться материалами проекта.

— У кого были попытки?

— Да, просили посмотреть как выглядит проект, чтобы переформулировать под себя. С одной стороны, это приятно. Приятно, что люди доверяют тебе и говорят честно, что хотят. С другой, я не верю в то, что у двух организаций могут быть абсолютно равные потребности. Это должен быть свой собственный продукт под свои собственные нужды.

Когда мы с вами писали проект, мы прорабатывали все те проблемы, которые у нас есть прямо "сегодня", и под них ставили цели. Ничего не выдумано, ничего абсолютно.

Огромное напутствие: обязательно пользоваться услугами специалистов по грамотному построению целей и задач. Бывало, я заблуждалась в том, что мне необходимо. Или, помните, я одну цель сильно разбивала на несколько, и не видела, что это задачи по ее достижению.

Еще на этапе написания проекта важно пользоваться комментариями и знаниями специалистов, которые будут его реализовывать. Это делает проект грамотнее, и экспертная комиссия, я думаю, поймет, что вы действительно знаете, как вы будете это воплощать.

— Здорово, спасибо.

— Очень жду, когда мы с вами снова начнем работать. Потому что у меня есть видение и эмоции, а вы умеете структурировать мысли, и в итоге получается именно то, что нужно.

Я рада, что не пришлось прибегать к услуге написания проекта. Пусть, это было медленно и трудно, но теперь проект легко реализовывать.

—Спасибо вам. Всегда рада с вами поработать!

— Очень взаимно!

Подробнее о том, как написать сильную заявку на конкурс "Общее дело" - с конкретными советами и примерами вы узнаете на вебинаре-практикуме с Анной Яковлевой.

10 ноября в 11:00мск. Регистрируйтесь по этой ссылке